Office & Management Assistant (m/w/f)
WER SIND WIR
Du suchst eine Herausforderung in einem dynamischen und multikulturellen Umfeld?
Du treibst Projekte proaktiv voran und wirst Teil des Erfolgs von Airbus Bank?
Dann bist Du bei uns richtig.
Die Airbus Bank ist eine auf Finanzierungen im Bereich Aerospace und Commercial Real Estate spezialisierte Bank. Die 2014 gegründete Bank mit Sitz in München im Herzen Europas ist eine hundertprozentige Tochtergesellschaft der Airbus SE, einem weltweit führenden Unternehmen der Luft- und Raumfahrtindustrie.
In dieser vielseitigen Position als Office & Management Assistant (m/w/d) unterstützt Du den reibungslosen Ablauf unseres Tagesgeschäfts und übernimmst administrative sowie organisatorische Aufgaben im Office- und Back-Office-Bereich der Geschäftsleitung.
Als Organisationstalent sorgst Du dafür, dass interne Abläufe effizient funktionieren, Termine koordiniert werden und unsere Mitarbeitenden sowie externen Ansprechpartner professionell betreut werden. Darüber hinaus unterstützt Du das Office der Geschäftsleitung bei administrativen Aufgaben und übernimmst bei Bedarf die Vertretung der Personal Assistant der Geschäftsleitung. Die Position bietet eine abwechslungsreiche Mischung aus Office Management, Administration, Veranstaltungsorganisation und bereichsübergreifender Unterstützung.
WICHTIGE AUFGABEN
Office Management & Administration
- Organisation und Koordination des täglichen Office-Betriebs
- Verwaltung von Terminen, Besprechungsräumen sowie internen Ressourcen
- Organisation und Buchung von Geschäftsreisen inklusive Reisekostenabrechnung
- Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie allgemeiner Korrespondenz
- Pflege, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten und Ablagen
- Unterstützung bei der Rechnungs- und Vertragsprüfung
- Bearbeitung von Bestellungen sowie Koordination externer Dienstleister
- Sicherstellung effizienter administrativer Abläufe und Unterstützung bei allgemeinen organisatorischen Aufgaben
Back Office Support
- Unterstützung des Geschäftsleitungsteams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Erstellung, Formatierung und Pflege von Dokumenten, Präsentationen, Statistiken und Auswertungen in deutscher und englischer Sprache
- Datenpflege sowie Unterstützung bei Reporting- und Dokumentationsaufgaben
- Mitwirkung an der Optimierung von administrativen Prozessen und Arbeitsabläufen
- Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten und Sonderaufgaben
- Übernahme ausgewählter Assistenzaufgaben für die Geschäftsleitung
- Vertretung der Personal Assistant der Geschäftsleitung während Urlaubs- und Abwesenheitszeiten, insbesondere im Termin-, Reise- und Organisationsmanagement des GL-Büros
Veranstaltungsmanagement & Kommunikation
- Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen im In- und Ausland
- Organisation von Meetings, Workshops und Besucherterminen
- Betreuung von Gästen sowie Unterstützung bei Besuchsprogrammen
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen
- Unterstützung bei Kommunikationsmaßnahmen und der Pflege von Unternehmensinformationen
- Mitwirkung bei der Umsetzung des Corporate Brandings in Zusammenarbeit mit internen und externen Ansprechpartnern
BESTE VORAUSSETZUNGEN
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Management Assistant, Bankkauffrau/-mann oder vergleichbar
- Erste Berufserfahrung im Office Management, Assistenz-, Back-Office- oder Verwaltungsbereich
- Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
- Organisationstalent, Zuverlässigkeit und eine ausgeprägte Serviceorientierung
- Professioneller und freundlicher Auftritt gegenüber Mitarbeitenden, Kund*innen, Geschäftspartner*innen und externen Dienstleistern
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Teams, Word, PowerPoint und Excel
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Erste Erfahrung in einer Assistenzfunktion von Vorteil
AUSGEZEICHNETE ARBEITSBEDINGUNGEN
Zusatzleistungen:
Neben einem attraktiven Gehalt erhältst Du Zugang zu einer Vielzahl weiterer Benefits.
- Dazu gehören vermögenswirksame Leistungen, eine betriebliche Altersvorsorge sowie eine Berufsunfähigkeitsversicherung.
- Für Deine Mobilität bieten wir attraktive Angebote für die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln.
- Zusätzlich steht Dir offen am jährlichen, vergünstigten Airbus-Mitarbeiter-Aktienprogramm teilzunehmen.
Karriere und Weiterentwicklung: Die individuelle Weiterentwicklung unserer Kolleginnen und Kollegen durch Teilnahme an internen und externen Weiterbildungsmöglichkeiten – auch in Zusammenarbeit mit unserem Mutterkonzern Airbus SE - liegt uns besonders am Herzen.
Work Life Balance: Im Rahmen einer zeitgemäßen Regelung zum flexiblen und mobilen Arbeiten.
Wohlbefinden und Gesundheitsmanagement: Halte Dich in unserem firmeneigenen Fitnessraum fit (auch Duschen sind vorhanden) und verbringe Deine Pausen aktiv auf unserem ICAROS. Darüber hinaus stehen Dir Kaffeevollautomaten, Tee und Wasserspender auf jeder Etage kostenlos zur Verfügung. Mit einem Kickertisch in unserer großzügigen Lounge sorgst Du für Abwechslung im Arbeitsalltag. Zusätzlich dazu bieten wir umfangreiche Gesundheitsangebote an. Als Rückzugsort bieten wir Dir einen Ruheraum.
Unsere Location: Modernes Firmengebäude im Herzen Münchens mit exzellenter Verkehrsanbindung. Unser neuzeitliches Multiple Zone Office Konzept mit ergonomischen Arbeitsplätzen unterstützen Dich bei Deiner Arbeit und sorgt gleichzeitig für eine offene helle Arbeitsatmosphäre.
Betriebsveranstaltungen: Teamspirit ist der Baustein für unser sehr ausgezeichnetes Betriebsklima - damit auch der Spaß nicht zu kurz kommt, finden regelmäßig Betriebsveranstaltungen in unterschiedlichstem Rahmen statt.
STARTKLAR?
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Wir freuen uns auf Deine aussagekräftige, vollständige, lückenlose Bewerbung mit Angabe Deiner Gehaltsvorstellung und frühestmöglichem Eintrittstermin.
Bitte beachte, dass wir nur vollständige Bewerbungen (aktueller und lückenloser Lebenslauf, Anschreiben, sämtliche Zeugnisse analog dem beigefügten Zeugnis) in unserem Auswahlprozess berücksichtigen können.
